Administracja

Mgr Anna Pietrzak – pokój nr 2
Kierownik dziekanatu

tel.: +48 (56) 611 45 77
e-mail: anna.pietrzak@umk.pl

---

Biuro Dziekana czynne:

poniedziałek: 9:00 – 14:00
wtorek: 9:00 – 14:00
środa: dzień cichej pracy
czwartek: 9:00 – 14:00
piątek: 9:00 – 14:00

Zakres obowiązków:

• koordynacja pracy administracji Wydziału;
• ustalenie szczegółowego zakresu obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników administracji;
• organizacja i obsługa administracyjna pracy organów kolegialnych Wydziału oraz Biura Dziekana;
• gromadzenie aktów normatywnych oraz informacji niezbędnych do bieżącego zarządzania wydziałem;
• prowadzenie spraw administracyjnych i dokumentacji związanych z postępowaniami awansowymi;
• prowadzenie i ewidencjonowanie korespondencji oraz wniosków i skarg wpływających do Dziekana;
• prowadzenie spraw administracyjnych związanych z zatrudnianiem pracowników Wydziału;
• udział w przygotowaniu planu rzeczowo-finansowego Wydziału;
• realizacja zaleceń wynikających z zarządzeń pokontrolnych wpływających na Wydział w wyniku audytów zewnętrznych i wewnętrznych;
• współdziałanie z jednostkami administracji centralnej we wszystkich sprawach będących w zakresie ich kompetencji.

W zakresie obsługi grantów i projektów (tymczasowo): 

• Wsparcie pracowników Wydziału w zakresie aplikowania o środki na badania naukowe, w szczególności w ramach programów finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki (NCN), Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBiR), programów Ministerstwa Edukacji i Nauki oraz innych ministerstw, a także w aplikowaniu o międzynarodowe fundusze na badania naukowe, w tym m.in.:
  • wyszukiwanie informacji o nowych konkursach projektowych,
  • zbieranie informacji do aplikacji,
  • przyjmowanie i wstępna analiza wniosków,
  • sprawdzanie wniosków pod względem formalnym,
  • pomoc w tworzeniu budżetu,
  • pomoc w prawidłowym wypełnieniu dokumentów wewnętrznych,
  • pomoc w wysłaniu dokumentów przez elektroniczne systemy obsługi wnioskodawców itp.
• Bieżące wsparcie kierowników obsługiwanych projektów, w szczególności:
  • weryfikacja dostępności środków dla zamówień i wydatków, m.in. w sprawie zatrudnienia lub przyznania dodatku do wynagrodzenia,
  • wstępne akceptowanie wydatków zgodnie z budżetem i zasadami programów,
  • pomoc organizacyjna w ewentualnej procedurze odwoławczej,
  • konsultowanie zmian w projekcie, jego umowie lub budżecie.
• Weryfikacja i korekta raportów rocznych, końcowych oraz wniosków o płatność pod względem formalnym i finansowym dla projektów, nadzorowanie procesu prawidłowej wysyłki.
• Pomoc w przygotowaniu dokumentacji podczas audytów wewnętrznych i zewnętrznych projektów.
• Administracyjna obsługa wyjazdów zagranicznych i udziału w konferencjach międzynarodowych.

mgr Edyta Czerwińska – Sekretariat Wydziału Chemii – pokój nr 1
Referent

 

tel.: +48 (56) 611 43 02
e-mail: edyta.c@umk.pl

Zakres obowiązków:

• obsługa Sekretariatu;
• obsługa korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej;
• prowadzenie ewidencji urlopów pracowników;
• sporządzenie miesięcznych zestawień absencji pracowników niebędących nauczycielami akademickimi oraz archiwizacja kart czasu pracy;
• ewidencja i wydawanie wniosków o dofinansowanie zakupu okularów;
• ewidencja badań okresowych pracowników;
• ewidencja szkoleń pracowników z zakresu BHP i p.poż.;
• rozliczanie krajowych podróży pracowników, doktorantów i studentów wydziału, w tym kilometrówek;
• obsługa administracyjna organów kolegialnych Wydziału.

mgr Anita Drążkowska – obsługa spraw finansowych – pokój nr 8
Zastępca kierownika

 

tel.: +48 (56) 611 43 03
e-mail: nitka@chem.umk.pl

Zakres obowiązków:

• weryfikacja merytoryczna i opisywanie dokumentów finansowych;
• sporządzanie pism dotyczących finansów;
• obsługa procesu zatrudniania na podstawie umów cywilnoprawnych, dodatki;
• prowadzenie dokumentacji w rejestrze zamówień publicznych i rejestrze umów;
• kontrola wydatków w systemie Xprimer, przesuwanie środków;
• obsługa dokumentów kosztowych;
• wystawianie faktur i not
• obsługa administracyjna usług badawczych świadczonych dla podmiotów zewnętrznych;

mgr Joanna Bełkowska – Dziekanat Studencki – pokój nr 72
Starszy specjalista

 

tel.: +48 (56) 611 47 26
e-mail: jbelkowska@umk.pl

Zakres obowiązków:

• obsługa spraw studenckich;
• stypendia i pomoc materialna;
• obsługa rekrutacji studentów obcokrajowców;
• mobilności studenckie (Erasmus+);
• oferta dydaktyczna, plan zajęć – przygotowanie, wprowadzenie do USOS;
• weryfikacja protokołów zaliczeń i sylabusów przedmiotów;
• obsługa procesów związanych z kształceniem  (rejestr zajęć zdalnych, zmiany w planach i programach studiów, zajęcia zlecone);
• przygotowanie i kontrola indywidualnych kart obciążeń dydaktycznych pracowników Wydziału;
• rezerwacja sal dydaktycznych;
• obsługa studiów podyplomowych;
• sprawozdawczość;
• koordynator SOM;
• współpraca z ULO.

mgr Dorota Dombrowska – Dziekanat Studencki – pokój nr 72
Starszy specjalista

 

tel.: +48 (56) 611 20 63
e-mail: ddombrowska@umk.pl

Zakres obowiązków:

• obsługa spraw studenckich;
• stypendia i pomoc materialna;
• mobilności studenckie – MOST;
• koordynator SOM;
• weryfikacja protokołów zaliczeń i sylabusów przedmiotów;
• rezerwacja sal dydaktycznych;
• współpraca z Archiwum UMK w zakresie wystawiania zaświadczeń do ZUS, kart przebiegu studiów; archiwizacja dokumentacji
• postępowania doktorskie i habilitacyjne;
• współpraca z biurem osób niepełnosprawnych;
• sprawozdawczość;
• obsługa studiów podyplomowych;